Jak założyć firmę w Hiszpanii: poradnik dla zagranicznych przedsiębiorców.

Główne trudności przy zakładaniu firmy w Hiszpanii

Hiszpania przyciąga przedsiębiorców stabilną gospodarką, różnorodnością kulturową oraz możliwością wejścia na rynek europejski. Jednak osoby rozważające otwarcie firmy w tym kraju zazwyczaj napotykają kilka powszechnych pytań i obaw:

• Złożoność lokalnej biurokracji i uzyskanie niezbędnych licencji.
• Trudności z wyborem właściwej formy prawnej: autónomo (indywidualny przedsiębiorca) lub SL (Sociedad Limitada — spółka z ograniczoną odpowiedzialnością).
• Brak zrozumienia systemu podatkowego oraz wysokie stawki podatkowe.
• Konieczność uzyskania numeru identyfikacyjnego dla cudzoziemca NIE (Número de Identificación de Extranjero) oraz otwarcia konta bankowego.
• Rejestracja pracowników i przestrzeganie hiszpańskiego prawa pracy.
• Obawy związane z ryzykiem dotyczącym wkładów (kapitał zakładowy) oraz odpowiedzialnością założycieli.

Rozwiązania dla przezwyciężenia tych trudności

Aby zminimalizować ryzyko i szybko wejść na hiszpański rynek, warto wcześniej zaplanować kilka kroków:

• Zrozumieć lokalne specyfiki. Przestudiuj cechy wybranej branży, wymagania licencyjne oraz koszty rejestracji.
• Wybrać odpowiednią formę działalności. Dla freelancerów i małych przedsięwzięć odpowiedni jest system autónomo, natomiast dla potencjalnie większego biznesu – SL (Sociedad Limitada).
• Obliczyć obciążenie podatkowe. Ważne jest, aby z góry wiedzieć, jakie podatki (IVA – podatek od wartości dodanej, Impuesto de Sociedades – podatek korporacyjny, IRPF – podatek dochodowy od osób fizycznych) będziesz płacić i z jaką częstotliwością.
• Uzyskać NIE. Bez tego numeru nie można otworzyć konta bankowego ani zarejestrować firmy, dlatego warto rozpocząć ten proces z wyprzedzeniem.
• Przestrzegać prawa pracy. Prawidłowo rejestruj pracowników i zadbaj o posiadanie niezbędnych pozwoleń na pracę dla cudzoziemców.
• Skorzystać z pomocy specjalistów. Jeśli nie znasz lokalnych przepisów i procedur, warto skonsultować się z księgowymi, prawnikami lub z gestores (gestor) i asesores (asesor).

Jak wybrać formę prawną: autónomo czy SL

Przy otwieraniu firmy w Hiszpanii kluczową kwestią jest wybór formy organizacyjno-prawnej. Najpopularniejsze opcje to:

Autónomo (indywidualny przedsiębiorca)

System autónomo jest najprostszym sposobem na rozpoczęcie działalności. Idealnie nadaje się dla freelancerów, konsultantów oraz osób świadczących usługi na niewielką skalę. Charakterystyczne cechy:

• Niskie koszty startowe. Nie wymaga się kapitału zakładowego, a biurokracja na początku działalności jest minimalna.
• Pełna odpowiedzialność osobista. W przypadku zadłużenia przedsiębiorca odpowiada całym swoim majątkiem.
• Progresywne opodatkowanie. Stosowana jest stawka IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas), zależna od poziomu dochodów.
• Ograniczenia skalowalności. Jeśli przychody znacząco rosną lub potrzebne są poważne inwestycje, system autónomo staje się mniej korzystny.

Sociedad Limitada (SL) – odpowiednik spółki z o.o.

SL (Sociedad Limitada) jest odpowiednia dla małych i średnich przedsiębiorstw, a także projektów z potencjałem rozwoju. Kluczowe cechy:

• Ograniczona odpowiedzialność. Uczestnicy ryzykują jedynie kwotę wniesionego kapitału zakładowego.
• Minimalny kapitał wynosi 1 euro. Jednak tradycyjnie zalecana kwota to 3000 euro. W przypadku wniesienia mniejszej sumy, do momentu osiągnięcia 3000 euro, założyciel pozostaje osobiście odpowiedzialny wobec wierzycieli, a część zysku musi być przeznaczona na budowę kapitału.
• Bardziej skomplikowana biurokracja. Konieczne jest sporządzenie dokumentów założycielskich u notariusza, rejestracja nazwy w Registro Mercantil (rejestrze handlowym) oraz uzyskanie numeru podatkowego CIF (Código de Identificación Fiscal).
• Wyższy formalny prestiż. SL jest postrzegana jako bardziej dojrzała struktura, co ułatwia przyciąganie inwestycji zewnętrznych i zawieranie dużych kontraktów.

Instrukcja krok po kroku otwarcia firmy w Hiszpanii

1. Uzyskanie numeru NIE (Número de Identificación de Extranjero)

Bez NIE nie można prowadzić działalności ani dokonywać oficjalnych transakcji, takich jak wynajem biur czy otwarcie konta bankowego. Aby go uzyskać, należy udać się do hiszpańskiego konsulatu w miejscu zamieszkania lub do lokalnej jednostki policji w Hiszpanii. Wymagane będą wypełniony formularz, paszport oraz uzasadnienie celu (np. działalność gospodarcza).

2. Wybór i rezerwacja nazwy firmy

Na początku należy upewnić się, że wybrana nazwa nie jest zajęta. W tym celu składa się zapytanie do Registro Mercantil Central. Po pozytywnym wyniku otrzymuje się certyfikat potwierdzający unikalność nazwy.

3. Otwarcie konta bankowego i wniesienie kapitału zakładowego

Po potwierdzeniu nazwy firmy należy otworzyć konto w hiszpańskim banku i wpłacić kapitał zakładowy. Dla SL zazwyczaj zalecana jest kwota 3000 euro lub więcej. Bank wystawi certyfikat wpłaty, który będzie potrzebny w kolejnych etapach.

4. Przygotowanie i podpisanie dokumentów założycielskich

Założyciele podpisują dokumenty (statut oraz umowę założycielską) u notariusza. Dokumenty te określają nazwę firmy, zakres działalności, adres siedziby, strukturę zarządzania oraz sposób podziału udziałów.

5. Rejestracja firmy w urzędzie skarbowym

Po notarialnym potwierdzeniu należy uzyskać CIF. Bez tego numeru firma nie będzie mogła legalnie prowadzić działalności gospodarczej ani wywiązywać się ze swoich zobowiązań podatkowych. Rejestracja odbywa się w Agencia Tributaria (urzędzie skarbowym).

6. Wpis do rejestru handlowego (Registro Mercantil)

Wniosek oraz dokumenty założycielskie są składane w Registro Mercantil. Po rejestracji firma otrzymuje świadectwo wpisu oraz wyciąg z rejestru, potwierdzający jej legalne istnienie.

7. Rejestracja w systemie ubezpieczeń społecznych (Seguridad Social)

Jeśli planujesz zatrudniać pracowników lub mianować siebie na stanowisko dyrektora-pracownika, musisz zarejestrować się w Seguridad Social. To obowiązkowy warunek do opłacania składek na ubezpieczenie społeczne pracowników oraz zapewnienia im świadczeń socjalnych.

8. Uzyskanie licencji i pozwoleń

Dla wybranych branż (restauracje, sklepy, biura podróży itp.) wymagane są specjalne licencje, na przykład Licencia de Actividad. Sprawdź w urzędzie miejskim, jakie pozwolenia są obowiązkowe.

9. Organizacja księgowości i opodatkowania

Firmy hiszpańskie są zobowiązane do regularnego składania deklaracji podatkowych oraz prowadzenia oficjalnej księgowości. Główne podatki to:

• Impuesto de Sociedades (podatek korporacyjny). Stawka podstawowa wynosi 25%. Dla nowych firm w pierwszych dwóch latach często stosuje się obniżoną stawkę 15%.
• IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido, VAT). Standardowa stawka wynosi 21% (obniżone stawki: 10% i 4% mogą być stosowane). Deklaracje VAT składa się kwartalnie.
• IRPF (podatek dochodowy od osób fizycznych). Firmy przekazują potrącony podatek z wynagrodzeń pracowników do 20. dnia każdego miesiąca lub kwartału (formularz 111). Roczne rozliczenie (formularz 190) składa się w styczniu.

Istnieją także podatki od nieruchomości (IBI) oraz za działalność gospodarczą (IAE). Prowadzenie księgowości i obliczanie podatków można wygodnie zlecić gestores (gestor) lub asesores (asesor).

Specyfika dla cudzoziemców: legalizacja i ograniczenia

Cudzoziemiec bez prawa pobytu może założyć firmę, pełnić funkcję dyrektora generalnego lub otrzymywać dywidendy. Aby jednak móc pracować bezpośrednio w swojej firmie (jako pracownik), należy posiadać odpowiedni status rezydenta. Dla obywateli UE formalności są prostsze, natomiast obywatelom krajów trzecich czasami przyznaje się wizę przedsiębiorcy lub zezwolenie na pobyt w celu otwarcia firmy.

Podatki i terminy ich płatności

Podatek korporacyjny (Impuesto de Sociedades)

Stawka podstawowa wynosi 25%. Nowe przedsiębiorstwa przez pierwsze dwa lata mogą płacić 15%. Roczne rozliczenie zwykle składa się do 25 lipca następnego roku (jeśli okres podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym). Zaliczki podatkowe wpłacane są w kwietniu, październiku i grudniu.

IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido)

Deklaracje VAT należy składać kwartalnie (formularz 303), a roczne rozliczenie – do 30 stycznia (formularz 390). Stawka wynosi 21%, choć dla niektórych towarów lub usług obowiązują obniżone stawki (10% lub 4%).

IRPF (podatek dochodowy od osób fizycznych)

Firmy przekazują potrącony podatek z wynagrodzeń pracowników do 20. dnia każdego miesiąca lub kwartału (formularz 111). Roczne rozliczenie (formularz 190) składa się w styczniu.

Składki na ubezpieczenie społeczne (Seguridad Social)

Pracodawcy płacą składki w wysokości około 30% wynagrodzenia pracowników. Płatności dokonywane są co miesiąc, do ostatniego dnia roboczego miesiąca.

Zalety otwarcia firmy w Hiszpanii

• Dostęp do europejskiego rynku. Pełny udział w gospodarce UE oraz wygoda współpracy z partnerami z innych krajów Unii Europejskiej.
• Stabilna gospodarka. Polityczna stabilność, rozwinięta infrastruktura oraz wsparcie dla zagranicznych przedsiębiorstw.
• Ulgi podatkowe i umowy. Hiszpania posiada liczne umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
• Możliwość uzyskania zezwolenia na pobyt. Przedsiębiorcy mogą ubiegać się o status rezydenta, a następnie o obywatelstwo UE.
• Różnorodność inwestycji. Kraj jest otwarty na zagraniczne inwestycje i innowacyjne projekty, szczególnie w sektorze startupów.

Praktyczne porady

• Przeanalizuj rynek. Zbierz informacje o potencjalnych konkurentach i o popycie.
• Przygotuj biznesplan. Dokładnie opracuj strategię rozwoju, przewidywane koszty oraz oczekiwane przychody.
• Uwzględnij barierę językową. Dobra znajomość hiszpańskiego ułatwi załatwianie formalności biurokratycznych i negocjacje.
• Przygotuj kapitał zakładowy. Nawet jeśli prawo dopuszcza wpłatę 1 euro, optymalnie jest mieć co najmniej 3000 euro dla spokojnej działalności.
• Przestrzegaj terminów składania deklaracji. W Hiszpanii opóźnienia w płatnościach podatkowych i wynikające z nich kary mogą znacząco wpłynąć na budżet.
• Sprawdź możliwość rejestracji online. Część formalności można uprościć, wypełniając dokumenty elektronicznie przy użyciu podpisu cyfrowego.

Podsumowanie

Otwarcie firmy w Hiszpanii to doskonała opcja dla tych, którzy poszukują nowych rynków, stabilnych warunków i potencjału wzrostu. Rozsądny wybór formy organizacyjno-prawnej, znajomość lokalnych przepisów oraz terminowe opłacanie podatków pomogą szybko wejść w rytm pracy i uniknąć większości problemów. W razie potrzeby warto skorzystać z pomocy specjalistów: doświadczeni prawnicy i księgowi odciążą Cię od większości biurokratycznych obowiązków, a konsultanci ds. rozwoju pomogą opracować strategię wejścia na rynek. Właściwe przygotowanie, cierpliwość oraz przestrzeganie hiszpańskich przepisów są kluczem do udanego startu i długoterminowego rozwoju w tym kraju.