07.12.2024 
In 2024 is er in Spanje een bijgewerkt systeem voor de registratie en belastingheffing van zelfstandige ondernemers (autónomo). Velen vinden dit proces complex en vol valkuilen. Door de belangrijkste stappen en vereisten te begrijpen, kunt u echter grote problemen voorkomen en uw bedrijf legaal organiseren. Hieronder leggen we uit waarom registratie als zelfstandige nodig is, welke documenten nodig zijn en hoe u bij elke stap te werk moet gaan.
Problemen en oplossingen bij de registratie als autónomo
Beginnende ondernemers worden vaak geconfronteerd met de volgende pijnpunten:
- Onbekendheid met de volgorde van de stappen: waar eerst te registreren en welke formulieren in te vullen.
- Moeilijkheden bij het kiezen van het belastingstelsel en het tarief van de sociale bijdragen.
- Onzekerheid over wanneer volledige registratie vereist is en wanneer een eenmalige belastingbetaling volstaat.
- Bezorgdheid over hoge maandelijkse betalingen, vooral bij de start van de activiteit.
De belangrijkste oplossingen bestaan uit een grondige studie van de vereisten en een strikte naleving van de formaliteiten. Het is belangrijk om de belangrijkste afkortingen en hun betekenis te kennen, en om te profiteren van het verlaagde tarief (tarifa plana) in de eerste maanden van de activiteit.
Stap 1. Vraag de NIE (Número de Identificación de Extranjero) aan
De NIE (Número de Identificación de Extranjero) is het identificatienummer voor buitenlanders. Zonder dit nummer is het onmogelijk om officiële economische activiteiten uit te oefenen in Spanje. De NIE kan worden aangevraagd bij de Spaanse politie of bij het Spaanse consulaat in het buitenland. Hiervoor heeft u het volgende nodig:
- Geldig paspoort of identiteitskaart (DNI - Documento Nacional de Identidad) voor EU-burgers.
- Ingewikkeld standaard aanvraagformulier.
- Documenten die de woonplaats of de reden van verblijf in Spanje aantonen.
- Betaling van een kleine vergoeding.
Stap 2. Registratie bij de belastingdienst (Agencia Tributaria)
Na ontvangst van de NIE moet u de belastingdienst op de hoogte stellen van uw voornemen om als autónomo te werken. Hiervoor moet u bij de Agencia Tributaria het volgende invullen:
- Formulier 036 of 037: Formulier 037 is korter en is meestal geschikt voor freelancers. Formulier 036 wordt gebruikt als er een extra registratie nodig is (bijvoorbeeld om met klanten in andere EU-landen te werken).
- Selectie van de overeenkomstige IAE-code (Impuesto de Actividades Económicas): een code die het type activiteit weergeeft, van adviesdiensten tot handel.
Het is noodzakelijk om de IAE-code correct te definiëren, aangezien het belastingstelsel en de noodzaak om facturen met btw uit te reiken, hiervan afhangen.
Stap 3. Inschrijving bij de sociale zekerheid (Seguridad Social)
Binnen 30 dagen na de registratie bij de belastingdienst is het belangrijk om u in te schrijven bij de sociale zekerheid in het kader van het RETA-systeem (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos). De belangrijkste stappen zijn:
- Vul formulier TA.0521 in en geef de verwachte hoogte van uw netto-inkomen aan.
- Kies de bijdragebasis: hiervan hangt de hoogte van de maandelijkse betalingen en de toekomstige uitkeringen af.
- Betaal de eerste bijdrage. Voor 2024 geldt voor nieuwe autónomos een vast tarief (tarifa plana) van 80 euro per maand. Na 12 maanden kan het bedrag variëren afhankelijk van het inkomen.
Om uw inkomensniveau te berekenen, houdt u rekening met de uitgaven, de hoogte van de jaarlijkse bijdragen en de extra aftrek, die meestal 3-7% bedraagt (afhankelijk van de status van de ondernemer).
Stap 4. Bank en elektronische certificaten
Aparte bankrekening
Het is niet verplicht, maar het wordt aanbevolen om een aparte bankrekening te openen voor de bedrijfsactiviteiten. Dit maakt het gemakkelijker om privé- en zakelijke transacties te scheiden en de boekhouding bij te houden.
Digitaal certificaat
Om online met de belastingdienst te communiceren, heeft u een digitaal certificaat nodig. Met dit certificaat kunt u belastingaangiften indienen, belastingen betalen en de status van uw bijdragen controleren zonder dat u de kantoren hoeft te bezoeken. U kunt het verkrijgen via de officiële website van de bevoegde instantie of persoonlijk in een van de erkende kantoren.
Stap 5. Relevante wijzigingen in 2024
Vanaf 2024 zijn de autónomo-bijdragen steeds meer afhankelijk van hun werkelijke netto-inkomen. De hoogte van de bijdragen is verdeeld in 15 schalen. Als het inkomen lager is dan het minimumloon (Salario Mínimo Interprofesional), blijft het recht op voordelen, inclusief de verlengde tarifa plana, behouden.
De autónomo kan zijn bijdragebasis tot 6 keer per jaar aanpassen, waardoor de hoogte van zijn maandelijkse bijdragen verandert. Aan het einde van het jaar wordt het systeem aangepast: als het totale inkomen hoger of lager is dan aangegeven, moet het verschil worden bijbetaald of wordt het teveel betaalde bedrag terugbetaald.
Wanneer registratie niet verplicht is
Als de activiteit sporadisch is en het inkomen lager is dan het vastgestelde minimum (meestal wordt het Spaanse minimumloon als referentie genomen), is in plaats van de volledige registratie in het RETA-systeem de betaling van een eenmalige belasting toegestaan. De criteria voor "sporadisch" zijn echter niet strikt gedefinieerd, wat het risico op boetes met zich meebrengt. In elk specifiek geval is het raadzaam om een belastingadviseur te raadplegen.
Belastingen en rapportageverplichtingen
De belangrijkste verplichtingen voor autónomos in Spanje zijn:
- Btw (Impuesto sobre el Valor Añadido): standaardtarief van 21% op geleverde goederen en diensten. Wordt per kwartaal ingediend.
- Inkomstenbelasting (IRPF): wordt gedeeltelijk in de loop van het jaar betaald via formulier 130 of ingehouden op elke factuur (retención). Definitieve afrekening in de jaarlijkse inkomstenbelastingaangifte.
- Maandelijkse sociale zekerheidsbijdragen: worden berekend op basis van de gekozen bijdragebasis, rekening houdend met het werkelijke inkomen.
Betalingen en aangiften vinden doorgaans per kwartaal plaats. Het niet indienen van aangiften of vertragingen leiden tot boetes.
Het aannemen van werknemers of onderaannemers
Als het bedrijf op een gegeven moment uitbreidt, kunt u werknemers aannemen. In dit geval moet u een vestiging openen bij de arbeidsinspectie en elke werknemer registreren met zijn eigen bijdragen en contract. Als alternatief kunt u samenwerken met andere professionals als onderaannemers, als zij zelf geregistreerd zijn als autónomos of een rechtspersoon hebben.
Tijdelijke en seizoensgebonden werkzaamheden
Ondernemers worden vaak geconfronteerd met de seizoensgebondenheid van hun activiteit. In dit geval kunnen ze gebruik maken van het recht om zich tot drie keer per jaar aan en af te melden. Houd er echter rekening mee dat als u al gebruik maakt van de tarifa plana, u dit voordeel bij een nieuwe aanmelding kunt verliezen. Weeg altijd de potentiële risico's en voordelen af.
Aansprakelijkheid en boetes
In Spanje is de ondernemer onbeperkt aansprakelijk voor schulden en verplichtingen, als hij geen rechtspersoon heeft opgericht in de vorm van een SL (Sociedad Limitada). Bovendien leidt het niet betalen van bijdragen of belastingen tot boetes. De hoogte van de boetes hangt af van de duur van de vertraging en de hoogte van de schuld.
Conclusie
Registratie als zelfstandige (autónomo) in Spanje in 2024 vereist inzicht in de stappen en aandacht voor het indienen van de documenten. Ondanks de vele formaliteiten geeft een correcte registratie de ondernemer volledige rechten en sociale garanties. Het is belangrijk om:
- De NIE (Número de Identificación de Extranjero) van tevoren aan te vragen.
- Zich tijdig te registreren bij de belastingdienst met formulier 036 of 037.
- Zich in te schrijven bij de sociale zekerheid en de juistheid van de bijdragen te controleren.
- Inkomsten en uitgaven bij te houden en btw- en inkomstenbelastingaangiften tijdig in te dienen.
Het naleven van deze regels helpt boetes te voorkomen, financiële risico's te verminderen en u te concentreren op de ontwikkeling van uw bedrijf.
