01.01.2025 
Wat is een beëdigde vertaling (traducción jurada) in Spanje?
Een beëdigde vertaling is een officiële vertaling die wordt uitgevoerd door een door het Spaanse Ministerie van Buitenlandse Zaken (Ministerio de Asuntos Exteriores, MAE) erkende professional, die de status van beëdigd vertaler heeft. Een dergelijke vertaling wordt erkend door alle openbare en particuliere organisaties: gerechtelijke en notariële autoriteiten, ministeries, onderwijsinstellingen en banken. Een beëdigd vertaler, in het Spaans traductor-intérprete jurado (TIJ) genoemd, is begiftigd met functies die vergelijkbaar zijn met die van een notaris: de handtekening en het stempel van deze specialist bekrachtigen de vertaling en maken deze geldig zonder aanvullende certificering.
Wie heeft een beëdigde vertaling nodig in Spanje en wanneer?
Het belangrijkste pijnpunt voor degenen die voor het eerst met de bureaucratie in Spanje worden geconfronteerd, is de vraag waarom een gewone vertaling niet voldoende is. Het feit is dat een beëdigde vertaling elke procedure met betrekking tot de officiële bevestiging van de authenticiteit van een buitenlands document vereenvoudigt. Hier zijn enkele situaties waarin het vereist is:
- Het verkrijgen van een verblijfsvergunning, burgerschap of andere statussen die verband houden met migratieprocessen.
- Het formaliseren van transacties bij notariële instanties: koopcontracten van onroerend goed, huwelijkscontracten, testamenten.
- Het aanspreken van rechtbanken of andere overheidsinstanties: rechtszaken, administratieve geschillen.
- Bevestiging van buitenlands onderwijs voor de homologatie van diploma's of academische transcripties.
- Registratie van een huwelijk, adoptie en alle handelingen in burgerlijke stand.
- Banktransacties en bevestiging van inkomsten (bijvoorbeeld formulier 2-NDFL (belastingaangifte van inkomsten) of andere financiële documenten).
In alle bovenstaande gevallen wordt een vertaling, gecertificeerd door een beëdigd vertaler, geaccepteerd zonder aanvullende notariële stempels en zonder verplichte verificatie van de identiteit van de vertaler.
Waarom een beëdigde vertaling belangrijker is dan een gewone
In veel landen, waaronder Rusland of Oekraïne, is het gebruikelijke schema: de vertaler maakt de vertaling en vervolgens bekrachtigt een notaris deze. In Spanje is deze procedure vereenvoudigd: de beëdigd vertaler heeft het recht om de juistheid van de vertaling met zijn handtekening en stempel zelf te certificeren. Daarom is voor Spaanse autoriteiten of rechtbanken slechts één beëdigde vertaling voldoende, zonder enige aanvullende formaliteiten.
Zo wordt de pijn geassocieerd met lange bezoeken aan een notaris of consulaat geëlimineerd: mensen besparen tijd en geld, omdat het niet nodig is om voor verschillende certificeringen te betalen.
De rol van apostille en legalisatie van documenten
Een ander belangrijk pijnpunt is het gebrek aan begrip van wanneer een apostille of andere vorm van legalisatie vereist is en wanneer niet. Documenten die in Spanje moeten worden gebruikt, zijn vaak voorzien van een apostille (een speciaal stempel dat de authenticiteit bevestigt). In de praktijk ziet het er zo uit:
- U ontvangt een document in uw thuisland (bijvoorbeeld een verklaring omtrent het gedrag, een geboorteakte, een diploma).
- U plaatst er een apostille op, als er geen afzonderlijke overeenkomst is tussen het land van afgifte en Spanje die deze noodzaak opheft.
- U overhandigt een scan of het originele document aan een beëdigd vertaler in Spanje, die het vertaalt en de vertaling met zijn handtekening en stempel bekrachtigt.
Omdat de vertaalde tekst is gecertificeerd met het stempel van de beëdigd vertaler, hebben Spaanse organisaties geen vragen over de juistheid en nauwkeurigheid van de vertaling.
Belangrijke aspecten van documentvoorbereiding
Het is cruciaal voor de klant om te begrijpen dat de verantwoordelijkheid voor de correcte voorbereiding van het originele document (correcte namen, data, adressen) bij hem ligt. De beëdigd vertaler wijzigt de informatie niet, corrigeert geen fouten en "vult" de tekst niet aan. Alle typefouten die in het origineel voorkomen, worden overgebracht naar de vertaling.
Als er onnauwkeurigheden in het document worden gevonden, moeten deze officieel worden gecorrigeerd voordat ze ter vertaling worden aangeboden. Anders worden deze fouten overgebracht naar de beëdigde vertaling en kunnen ze tot problemen leiden bij Spaanse autoriteiten.
Hoe een beëdigd vertaler te vinden en een bestelling op afstand te plaatsen
Totdat een persoon met bureaucratie wordt geconfronteerd, begrijpt hij niet hoe hij een betrouwbare specialist kan vinden. In Spanje is er een enkel register van beëdigde vertalers die zijn geaccrediteerd door het MAE (Ministerie van Buitenlandse Zaken). U kunt rechtstreeks contact opnemen met een van hen of via een vertaalbureau dat samenwerkt met een dergelijke vertaler. Veel specialisten werken op afstand en accepteren documenten in elektronische vorm (scan of foto van hoge kwaliteit).
- U neemt contact op met de vertaler en beschrijft de taak: welk document, in welke taal, deadlines.
- U stuurt een scan (indien nodig met een apostille) per e-mail.
- U ontvangt een factuur en betaalt voor de dienst.
- Na de afgesproken tijd ontvangt u de voltooide beëdigde vertaling - in elektronische vorm of met levering van een papieren versie op het opgegeven adres.
Dankzij deze aanpak wordt de procedure vereenvoudigd: het is niet nodig om offline kantoren te bezoeken en de deadlines zijn alleen afhankelijk van de werklast van de specialist. In het geval van een spoedvertaling stijgen de kosten meestal.
Kosten en termijnen van beëdigde vertalingen
De exacte prijs hangt af van de taal, de omvang van de tekst en de urgentie. Korte standaarddocumenten (geboorteakte, verklaring omtrent het gedrag, enz.) worden tegen een vast tarief beoordeeld. Meer omvangrijke contracten, bedrijfsstatuten, medische rapporten of gerechtelijke uitspraken vereisen een prijsberekening op basis van het totale aantal woorden of pagina's.
Het probleem waarmee veel mensen worden geconfronteerd, is het ontbreken van een duidelijk "staatstarief". Elke beëdigd vertaler stelt zijn eigen prijs vast. Uiteindelijk blijft het om de aanbiedingen van verschillende specialisten of bureaus te vergelijken. De vertaalperiode varieert in de regel van 2-3 dagen tot een week, en voor grote volumes - zelfs langer. Spoedvertalingen kunnen binnen 24-48 uur klaar zijn tegen een dubbel tarief.
Zeldzame talen en bijkomende moeilijkheden
Niet alle talencombinaties zijn geregistreerd in Spanje. Voor Kirgizisch, Georgisch, Tadzjieks en een aantal andere talen zijn er in Spanje bijvoorbeeld mogelijk helemaal geen beëdigde vertalers. Dan ontstaat er een aanvullende procedure: eerst wordt het document in het land van afgifte vertaald in het Russisch (of een andere meer gangbare taal), notarieel bekrachtigd, voorzien van een apostille, en vervolgens wordt in Spanje een beëdigde vertaling van het Russisch naar het Spaans gemaakt.
Soms kan het document in het land van herkomst van het document direct in het Engels worden afgegeven. Als er in Spanje beëdigde vertalers voor Engels zijn, vereenvoudigt dit de taak: de vertaling wordt direct vanuit het Engels naar het Spaans gemaakt.
Praktische tips voor het bestellen van een beëdigde vertaling
- Verduidelijk de vereisten: voordat u een apostille plaatst of een vertaler zoekt, controleert u of u echt een beëdigde vertaling nodig heeft. Soms is een gewone (niet-beëdigde) vertaling voldoende.
- Controleer de gegevens in de originele documenten: fouten in datums, achternamen, nummering kunnen verdere problemen veroorzaken. Corrigeer onnauwkeurigheden voordat u ze aan de vertaler overhandigt.
- Plan deadlines van tevoren: als u omvangrijke materialen moet vertalen, houd dan rekening met de tijd voor het voorbereiden van de apostille en de wachtrij bij de vertaler. Voor spoedopdrachten zijn de kosten hoger.
- Kies een handige leveringsmethode: meestal is de elektronische versie voldoende, maar sommige instellingen hebben mogelijk een papieren versie nodig met een "live" stempel en handtekening.
Waarom een beëdigde vertaling tijd en zenuwen bespaart
Het belangrijkste voordeel van een beëdigde vertaling is dat het niet nodig is om contact op te nemen met een notaris om de juistheid van de tekst te certificeren. In Spanje heeft de staat deze bevoegdheid gedelegeerd aan de beëdigd vertaler zelf. Als gevolg hiervan krijgt elk buitenlands document, bevestigd door zijn stempel en handtekening, automatisch rechtskracht. Dit vermindert de bureaucratische last en het risico op afwijzing als gevolg van onjuiste certificering.
Zo wordt de kwestie van het legaliseren van documenten voor immigranten, zakenmensen, vastgoedeigenaren of investeerders in Spanje gemakkelijker opgelost dan in staten waar een aanvullende notariële procedure vereist is.
Samenvatting
Beëdigde vertaling (traducción jurada) in Spanje is de sleutel tot een versnelde en vereenvoudigde bureaucratische procedure. Dankzij de officiële status van de traductor-intérprete jurado (TIJ) wordt de vertaling erkend door autoriteiten in het hele land zonder aanvullende certificeringen. Het is echter belangrijk om de nuances in acht te nemen: controleer de noodzaak van een apostille, zorg ervoor dat het originele document correct is en kies een betrouwbare beëdigd vertaler. Hierdoor voorkomt u onnodig gedoe, bespaart u tijd en geld en worden uw documenten "in één keer" geaccepteerd door Spaanse organisaties.
